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KNOS DOCUMENTALE

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DMS - Document Management System

Nella vostra azienda gira quotidianamente un grande numero di documenti cartacei. Questi si traducono poi in armadi pieni di carta, che spesso non verranno mai consultati. Per altro quando si deve cercare un documento non sempre è così facile ritrovarlo, soprattutto se è stato archiviato da qualcun altro.

Se poi si vogliono recuperare tutti i documenti (fatture, ordini, offerte, disegni, sal, ecc.) di una commessa o di un certo ordine, questo richiede l’impegno di più persone e spesso manca qualcosa. Vi sono poi normative come la fatturazione elettronica che prenderanno sempre più piede che rendono obbligatorio svincolarsi dalla carta. Il futuro per le aziende è quello di un approccio paperless in cui la carta è ridotta al minimo.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

DMS24 è il software per la gestione documentale di Esa software e del Gruppo 24 Ore. Permette di dematerializzare tutti i documenti, sia del ciclo attivo, che passivo ma anche tutti i documenti interni. Inoltre permette di indicizzarli e legarli tra di loro in modo tale da poter avere sempre la situazione sotto controllo. Chiaramente l’origine di un documento può essere varia:

  • i documenti generati da e/impresa e da tutti i software Esa
  • i documenti in formato elettronico come mail o documenti di office (direttamente dal documento stesso, senza fare ulteriori azioni)
  • i documenti in formato cartaceo (come fatture passive, preventivi, ecc.). Questi possono essere scannerizzati e archiviati.
Per le diverse tipologie, si possono creare dei tag di ricerca, che permetteranno in seconda battuta di ricercare i documenti in modo rapido. Inoltre si possono associare in faldoni creando così delle vere e proprie pratiche che possano raccogliere qualsiasi documento inerente a quel cliente o a quella commessa.

CMS - Content Management System

Nel dialogare con terze parti (clienti, fornitori, dipendenti, ecc.), spesso vi è uno scambio di documenti che poi rimangono spesso negli archivi personali e che comunque sono spesso condivisi attraverso strumenti non strutturati come mail o chiavette. Il CMS (content management system) permette di creare un’area web in cui pubblicare dei documenti attingendo dal sistema documentale rendendoli fruibili da terze parti (clienti, fornitori, agenti, dipendenti, prospect, ecc.).

Chiaramente la pubblicazione è guidata da livelli di security e di autenticazione che fanno si che ognuno veda solo quello che è stato autorizzato a vedere. Il vantaggio però è che non solo in automatico posso pubblicare i miei documenti, ma posso anche capire quando e da chi sono stati letti, posso aggiornarli e posso permettere loro di interagire con la mia azienda. Essendo parte di DMS24, basta un click per definire cosa pubblicare. Ad esempio una volta emessa una fattura, potrei pubblicarla e mandare una comunicazione automatica al mio cliente indicandogli la presenza di nuovi documenti. Lui potrà accedere e vedere e scaricare la fattura in tempo reale. Oppure pensate ad una azienda di produzione in cui vi siano dei contolavoristi. Si potrebbero pubblicare i disegni e le sue revisioni, in modo tale che il fornitore abbia sempre a disposizione l’ultima revisione senza dover ogni volta controllare l’allineamento tra noi e loro.



 
Dms24, la soluzione documentale di Esa Software, abbraccia l'intero universo azienda e consente una gestione totale dei flussi informativi; basato sulla definizione dei flussi che descrivono l'iter di approvazione e/o comunicazione di ogni tipo documento e sulla profilazione dei singoli utenti o ruoli aziendali, permette di diffondere e notificare tutte le informazioni aziendali ai diretti interessati, in tempo reale e ovunque ci si trovi.

È la base per la definizione delle procedure di qualità, nell'ottica o meno del raggiungimento della certificazione. Tramite l'analisi e definizione puntuale dei flussi operativi dell'azienda è in grado infatti di supportare l'organizzazione dell'azienda, verificando il rispetto dei flussi definiti e dei relativi controlli previsti.

Dms24 è flessibile e parametrizzabile, permette di affrontare tutte le esigenze che esulano la tradizionale area gestionale; non solo fatture attive e passive, DDT, ordini, preventivi, ma anche cedolini paghe, contratti, pratiche, progetti, disegni, documenti qualità, modulistica, fax, rassegne stampa, cataloghi ecc.; tutto ciò che viene veicolato con documenti può essere gestito dal Document Management.

La totale integrazione con tutti gli applicativi Esa Software e la predisposizione per lasemplice integrazione con gli ERP e le soluzioni gestionali sia a livello di generazione che di acquisizione documenti, consente la loro archiviazione, catalogazione automatica e conservazione sostituiva secondo le norme vigenti.

 

 

WORKFLOW

Il workflow è il nucleo centrale che permette di gestire il flusso di emissione di un documento, l'abilitazione degli utenti all'utilizzo di determinate funzionalità nonché la possibilità di attivare azioni automatiche per gestire le più diverse necessità. Il workflow e l'alta configurabilità del Tipo Documento danno la possibilità di parametrizzare l'applicativo nelle direzioni più specifiche consentendo di rispondere alle richieste e alle necessità più complesse. La flessibilità e la potenzialità del workflow permettono infatti di definire cosa fare e come diffondere e condividere i documenti e le informazioni e di interagire con gli altri applicativi aziendali, anche legacy, richiamando e mettendo a disposizione appositi "servizi".

GESTIONE PRATICHE

Con la gestione Pratichesi possono collegare documenti diversi, in modalità manuale o in automatico alla creazione; è possibile configurarlo per far si che la chiusura della pratica determini direttamente la chiusura dei documenti o viceversa. Il tutto finalizzato alla facilità nella ricerca e reperibilità dei documenti, senza appesantire l'operazione dell'inserimento. Richiamando un qualsiasi documento si ha evidenza di tutte le sue correlazioni con altri documenti sia a monte che a valle dello stesso con possibilità di navigare, aprire i documenti e operare secondo le autorizzazioni assegnate.

INTEGRAZIONE CON GLI STRUMENTI DI SCANNERIZZAZIONE

L'integrazione automatica con gli strumenti di scannerizzazione per la scansione dei documenti e la gestione dei servizi server garantiscono l'acquisizione dei documenti da fonti esterne; la gestione del Barcode è utilissima per l'indicizzazione in fase di protocollazione o per la gestione automatica dei documenti del ciclo passivo. La flessibilità della soluzione permette di configurare il processo sulle necessità aziendali, automatizzandolo al massimo e semplificando l'operato del personale addetto. In tema di firma digitale a seconda della mole dei documenti da firmare si può attivare la firma lato client, un documento alla volta, o quella massiva lato server con la possibilità di pilotare diversi tipi di schede con diverse prestazioni (numero di documenti al minuto).

PORTALE AZIENDA

L'organizzazione dei documenti (prodotti dall'azienda verso l'esterno o dallo studio per i suoi clienti) diventa visionabile agli utenti abilitati con profilazione d'accesso direttamente sul portale aziendale che evolve in un archivio aggiornato automaticamente dalla contabilità e da altri processi. La grande navigabilità di queste informazioni, permette ad un venditore una immediata verifica per esempio di un documento di trasporto, di una statistica, di un insoluto. Di conseguenza è quindi possibile sviluppare un processo di e-Procurement per i clienti stessi riservandogli una attenzione particolare, un'area del sito internet in cui verificare tutti i rapporti storicizzati sulla base dei documenti. Questo diventa un fondamentale strumento di fidelizzazione

 




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